Постановление администрации Спасского муниципального района от 30.03.2015 N 246-па "Об утверждении Положения о системе электронного документооборота "Практика" в администрации Спасского муниципального района, финансовом управлении администрации Спасского муниципального района, МКУ "Административно-хозяйственное МФУ СМР"



АДМИНИСТРАЦИЯ СПАССКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ПРИМОРСКОГО КРАЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 30 марта 2015 г. № 246-па

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ
О СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА "ПРАКТИКА"
В АДМИНИСТРАЦИИ СПАССКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА, ФИНАНСОВОМ
УПРАВЛЕНИИ АДМИНИСТРАЦИИ СПАССКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА,
МКУ "АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЕ МФУ СМР"

На основании Устава Спасского муниципального района, администрация Спасского муниципального района, в целях повышения эффективности деятельности администрации Спасского муниципального района администрация Спасского муниципального района постановляет:
1. Утвердить прилагаемое Положение о системе электронного документооборота "Практика" в администрации Спасского муниципального района, финансовом управлении администрации Спасского муниципального района, МКУ "Административно-хозяйственное МФУ СМР".
2. Контроль за исполнением данного постановления возложить на исполняющую обязанности заместителя главы администрации Спасского муниципального района Ю.Н. Мельникову.

Глава администрации Спасского
муниципального района
Л.В.ВРАДИЙ





Утверждено
постановлением
администрации
Спасского
муниципального района
от 30.03.2015 № 246-па

ПОЛОЖЕНИЕ
О СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА "ПРАКТИКА"
В АДМИНИСТРАЦИИ СПАССКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА, ФИНАНСОВОМ
УПРАВЛЕНИИ АДМИНИСТРАЦИИ СПАССКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА,
МКУ "АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЕ МФУ СМР"

1. Основные понятия, используемые в настоящем Положении

1.1. В Положении о системе электронного документооборота "Практика" в администрации Спасского муниципального района (далее - Положение, СЭД) понятия используются в следующих значениях:
СЭД - система электронного документооборота "Практика" в Администрации Спасского муниципального района.
Оператор СЭД - отдел информатизации и информационной безопасности администрации Спасского муниципального района, обеспечивающий технологическое и консультативное сопровождение СЭД, поддержание СЭД в рабочем состоянии, а также ее функциональное развитие.
Участник СЭД - администрация Спасского муниципального района, Финансовое управление администрации Спасского муниципального района, МКУ "Административно-хозяйственное МФУ СМР", осуществляющие документооборот в электронном виде посредством СЭД.
Пользователь СЭД - должностное лицо администрации Спасского муниципального района, Финансового управления администрации Спасского муниципального района, МКУ "Административно-хозяйственное МФУ СМР", осуществляющие работу с электронными документами в СЭД.
Электронный документ - документ, созданный и хранящийся в СЭД в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, оформленный с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации Спасского муниципального района, утвержденной постановлением администрации Спасского муниципального района от 11 марта 2013 года № 229-па (далее - Инструкция по делопроизводству) и имеющий реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
Электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе, полученная в результате его сканирования, и хранящаяся в СЭД.
Регистрационно-контрольная карточка - карточка электронного документа, содержащая следующую информацию:
фамилия, инициалы, должность адресата электронного документа;
фамилия, инициалы, должность адресанта электронного документа;
фамилия, инициалы, должность исполнителя электронного документа;
вид электронного документа;
тип электронного документа;
дата и регистрационный номер электронного документа;
дата и номер документа адресанта;
краткое содержание электронного документа;
резолюция;
срок исполнения электронного документа;
контрольный срок исполнения электронного документа;
отметка срочности электронного документа;
результат рассмотрения электронного документа;
ограничения доступа к электронному документу;
код по тематическому классификатору;
количество листов электронного документа;
наличие приложений;
статус электронного документа;
вид передачи документа.
1.2. Иные понятия используются в настоящем Положении в значениях, установленных действующим законодательством.

2. Принципы разграничения прав доступа к информации в СЭД

2.1. СЭД имеет эффективную многоуровневую защиту от несанкционированного доступа к информации, хранящейся в СЭД. Многоуровневая защита позволяет осуществлять доступ к СЭД по каналам связи, с помощью которых Участники СЭД подключены к информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".
2.2. Пользователю СЭД доступна информация, доступ к которой определен ему в соответствии правами доступа Пользователей СЭД. Пользователь СЭД может делегировать (передавать) права доступа другим Пользователям СЭД с помощью программных средств СЭД.

3. Порядок допуска Пользователя СЭД к работе в СЭД

3.1. Пользователь СЭД допускается к работе в СЭД после прохождения процедуры регистрации.
3.2. Регистрация Пользователя СЭД осуществляется на основании заявления о регистрации в СЭД. Заявление о регистрации в СЭД оформляется на бланке Участника СЭД с указанием прав доступа Пользователей в СЭД в соответствии с приложением № 1 к настоящему Положению и направляется Оператору СЭД. В случае, если в заявлении не указаны права доступа, Оператор СЭД присваивает Пользователю СЭД право доступа "Исполнитель".
3.3. После получения заявления о регистрации в СЭД Оператор СЭД регистрирует Пользователя СЭД с представлением ему персонального пароля доступа к СЭД (далее - пароль доступа к СЭД). Пароль доступа к СЭД направляется Оператором СЭД на официальный электронный адрес Участника СЭД или передается при личном прибытии Пользователя СЭД к Оператору СЭД.
3.4. Ответственность за сохранение пароля доступа к СЭД в тайне и регулярную его смену несет Пользователь СЭД. Все действия, выполненные после ввода пароля доступа к СЭД, считаются действиями данного Пользователя СЭД. Запрещается передача пароля доступа к СЭД третьим лицам.
3.5. В случае увольнения Пользователя СЭД, изменения наименования его должности, структурных изменений Участника СЭД, Участник СЭД направляет Оператору СЭД соответствующую информацию для внесения изменений в СЭД, а также обеспечивает процедуру отзыва (перерегистрации) сертификата электронной подписи Пользователя СЭД (для Пользователя СЭД, имеющего сертификат электронной подписи).

4. Структура СЭД

4.1. СЭД состоит из следующих разделов:
1) раздел "Входящие документы" - предназначен для регистрации и хранения электронных документов (служебных писем), поступающих от других Участников СЭД или от адресатов, не являющихся Участником СЭД, за исключением обращений граждан;
2) раздел "Исходящие документы" - предназначен для регистрации и хранения электронных документов (служебных писем), направляемых другим Участникам СЭД или адресатам, не являющимся Участником СЭД, за исключением электронных документов, направляемых во исполнение обращения граждан и ответов на обращения граждан;
3) раздел "Внутренние документы" - предназначен для регистрации и хранения электронных документов внутреннего документооборота, имеющие хождение в пределах одного Участника СЭД (докладные записки, служебные записки, заявления);
4) раздел "ОРД" предназначен для регистрации и хранения организационно-распорядительных электронных документов за подписью руководителя Участника СЭД (приказы, распоряжения, постановления, акты, протоколы);
5) раздел "Вх.обр.граждан" - предназначен для регистрации и хранения поступающих на рассмотрение Участника СЭД обращений граждан;
6) раздел "Исх.обр.граждан" - предназначен для регистрации и хранения электронных документов, направляемых во исполнение обращения граждан и ответов на обращения граждан;
7) раздел "Согласование" - предназначен для создания проектов исходящих, исходящих направляемых во исполнение обращения граждан, внутренних и организационно-распорядительных электронных документов;
8) раздел "Меню Пользователя" предназначен для работы Пользователей СЭД с электронными документами, находящимися на исполнении;
9) раздел "Статистика и исполнение документов" - предназначен для формирования справок и отчетов об исполнении электронных документов в разделах СЭД;
10) раздел "Настройки системы" - предназначен для настройки СЭД и редактирования справочников и структур данных.

5. Создание, получение, обработка
и хранение электронного документа в СЭД

5.1. В СЭД реализовано выполнение следующих процессов:
- создание электронного документа;
- получение и обработка электронного документа;
- проверка действительности усиленной квалифицированной электронной подписи, с использованием которой подписан электронный документ;
- учет электронного документа;
- хранение электронного документа;
- создание копий электронного документа на бумажном носителе;
- создание электронного образа документа.
5.2. Создание электронного документа осуществляется в следующем порядке:
- создание регистрационно-контрольной карточки электронного документа;
- создание графического образа страниц документа с помощью программных средств СЭД.
5.3. Для подтверждения авторства электронных документов в СЭД используются усиленные квалифицированные электронные подписи. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в СЭД во внутреннем документообороте администрации Спасского муниципального района, подразделений могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что применяемые программные средства позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
5.4. Не допускается создание в СЭД:
электронного документа, имеющего гриф ограничения доступа "совершенно секретно", "секретно";
графического образа страниц документа с грифом "для служебного пользования".
5.5. Основанием для отказа в регистрации и возврата электронного документа, поступившего от Участника СЭД, является:
5.5.1. несоответствие установленных в ст. 11 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ "Об электронной подписи" условий признания действительности квалифицированной электронной подписи, которой подписан электронный документ;
5.5.2. невозможность прочитать текст электронного документа;
5.5.3. несоответствие содержания электронного документа выбранной группе электронного документа (исходящие документы, исходящие документы в ответ на обращение граждан, внутренние документы, организационно-распорядительные документы).
5.6. При отсутствии оснований, указанных в пункте 5.5 настоящего Положения, электронный документ, поступивший от Участника СЭД, подлежит регистрации или дальнейшей обработки.
5.7. Прием, регистрация и отправка электронных документов осуществляются Пользователем СЭД с правами доступа "Администратор".
5.8. Прием и отправка электронных документов, адресованных Участникам СЭД осуществляются только в СЭД.
5.9. Регистрация и создание электронных документов в СЭД осуществляется в соответствии с Инструкцией по выполнению типовых операций в СЭД, представленной в приложении № 2 к настоящему Положению.

6. Обязанности Участников СЭД

6.1. Участники СЭД обязаны:
6.1.1. отправлять электронные документы, адресованные Участникам СЭД, только в СЭД;
6.1.2. направлять Оператору СЭД заявления о регистрации в СЭД Пользователей в СЭД в соответствии с пунктом 3.2 настоящего Положения;
6.1.3. направлять Оператору СЭД информацию для внесения изменений в СЭД в соответствии с пунктом 3.5 настоящего Положения.

7. Обязанности Пользователей СЭД

7.1. Пользователи СЭД обязаны:
7.1.1. руководствоваться требованиями настоящего Положения и Инструкции по выполнению типовых операций в СЭД;
7.1.2 не разглашать пароль доступа в СЭД. Пароль доступа в СЭД является индивидуальным;
7.1.3. обращаться к Оператору СЭД для плановой смены пароля доступа в СЭД один раз в полгода;
7.1.4. немедленно обращаться к Оператору СЭД в случае утраты пароля доступа в СЭД;
7.1.5. сообщать об ошибках, возникающих при работе в СЭД (с обязательным указанием контактной информации), в службу технической поддержки СЭД или Оператору СЭД.

8. Функции Оператора СЭД

8.1. Оператор СЭД:
8.1.1. обеспечивает работоспособность СЭД;
8.1.2. осуществляет организационное и методическое обеспечение СЭД;
8.1.3. регистрирует и присваивает права доступа Пользователей СЭД;
8.1.4. осуществляет управление учетными записями Пользователей СЭД (создание, изменение, удаление);
8.1.5. обеспечивает поддержку режима конфиденциальности информации (реализует меры по защите информации, содержащейся в СЭД);
8.1.6. организует работы по устранению разработчиком СЭД выявляемых в ходе эксплуатации СЭД ошибок;
8.1.7. обеспечивает проведение работ по модернизации СЭД в целях повышения эффективности электронного документооборота.





Приложение 1
к Положению
о системе электронного
документооборота "Практика"
в администрации Спасского
муниципального района,
финансовом управлении
администрации Спасского
муниципального района, МКУ
"Административно-хозяйственное
МФУ СМР",
утвержденному
постановлением
администрации
Спасского
муниципального района
от 30.03.2015 № 246-па

ПРАВА ДОСТУПА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА "ПРАКТИКА"
В АДМИНИСТРАЦИИ СПАССКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА,
ФИНАНСОВОМ УПРАВЛЕНИИ АДМИНИСТРАЦИИ СПАССКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО
РАЙОНА, МКУ "АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЕ МФУ СМР"

№ п/п
Права доступа пользователей системы электронного документооборота "Практика" в администрации Спасского муниципального района, Финансовом управлении администрации Спасского муниципального района, МКУ "Административно-хозяйственное МФУ СМР" (далее - СЭД)
Описание прав пользователей СЭД
1
АДМИНИСТРАТОР
Получение и регистрация электронных документов, поступающих от других Участников СЭД или от адресатов, не являющихся Участником СЭД;
регистрация электронных документов, направляемых другим Участникам СЭД или адресатам, не являющимся Участником СЭД;
регистрация электронных документов внутреннего документооборота;
регистрация организационно-распорядительных электронных документов;
получение и регистрация поступающих на рассмотрение Участника СЭД обращений граждан;
регистрация электронных документов, направляемых во исполнение обращения граждан и ответов на обращения граждан;
создание и согласование проектов электронных документов;
контроль исполнения электронных документов
2
РУКОВОДИТЕЛЬ
подписание проектов электронных документов усиленной квалифицированной электронной подписью;
получение электронных документов в программном приложении СЭД "Мобильный офис"
3
ИСПОЛНИТЕЛЬ
просмотр и исполнение электронных документов, создание и согласование проектов электронных документов Участника СЭД
4
КОНТРОЛЕР
доступ к разделу "Статистика и исполнение документов" Участника СЭД





Приложение 2
к Положению
о системе электронного
документооборота "Практика"
в администрации Спасского
муниципального района,
финансовом управлении
администрации Спасского
муниципального района, МКУ
"Административно-хозяйственное
МФУ СМР",
утвержденному
постановлением
администрации
Спасского
муниципального района
от 30.03.2015 № 246-па

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ВЫПОЛНЕНИЮ ТИПОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА "ПРАКТИКА"
В АДМИНИСТРАЦИИ СПАССКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА, ФИНАНСОВОМ
УПРАВЛЕНИИ АДМИНИСТРАЦИИ СПАССКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА,
МКУ "АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЕ МФУ СМР"

I. Регистрация входящих электронных документов

1.1. Регистрация электронных документов, поступающих от других Участников системы электронного документооборота "Практика" в администрацию Спасского района (далее - СЭД) или от адресатов, не являющихся Участником СЭД (далее - входящие документы), доступна Пользователям СЭД с правами доступа "Администратор".
1.2. Для регистрации входящего документа в СЭД необходимо нажать ссылку "Новый документ" в разделе "Входящие". В открывшейся странице заполнить реквизиты регистрационно-контрольной карточки входящего документа.
1.3. Реквизит "Входящий N" вручную заполнять не требуется, так как очередной номер входящему документу присваивается автоматически.
1.4. В реквизите "Дата регистрации" отображается текущая дата. Можно также выбрать дату из календаря, нажав на соответствующий знак справа от выбора даты.
1.5. В реквизите "Кому" вводится адресат входящего документа. Если адресатов несколько, можно воспользоваться кнопкой "Добавить автора". Для изменения адресата нужно нажать на ссылку "Удалить".
1.6. Если входящий документ необходимо связать с уже зарегистрированным в СЭД электронным документом, необходимо в реквизите "На N" указать номер электронного документа Участника СЭД, с которым осуществляется связка, а в реквизите "Тип связи" выбрать соответствующую запись. Год регистрации электронного документа Участника СЭД, с которым осуществляется связка автоматически выставляется текущий.
1.7. В реквизите "Исходящий N" указывается исходящий номер поступившего документа.
1.8. В реквизите "Дата документа" указывается дата поступившего документа.
1.9. В реквизите "От кого" необходимо ввести автора документа. Для контекстного выбора нужно набрать на клавиатуре первые 3 - 5 букв фамилии автора. СЭД выведет список зарегистрированных персоналий, фамилии которых начинаются с указанных букв, отсортированный по частоте использования. При продолжении набора последующих букв в фамилии автора, каждый раз список авторов, предложенных СЭД, будет детализироваться.
1.10. Необходимо отметить фамилию автора и затем нажать на кнопку "Выбрать".
1.11. Для выбора автора документа можно также нажать на ссылку "Прочие" справа от реквизита "От кого" и осуществить выборку из справочника.
1.12. Если адресатов несколько, можно воспользоваться кнопкой "Добавить адресата".
1.13. Для изменения адресата необходимо нажать на ссылку "Удалить".
1.14. В реквизите "Исполнитель" вводится исполнитель документа, в соответствии с пунктами 1.9 - 1.12 настоящей Инструкции.
1.15. Реквизит "Статус документа" изменяется автоматически и отражает текущее состояние документа.
1.16. Последовательно заполняется реквизиты "Кол-во листов, прил., экз." "Вид документа", "Вид доставки", "Тип документа" и "Результат рассмотрения" и "Краткое содержание".
1.17. Реквизит "Место регистрации" автоматически отображает фамилию, инициалы Пользователя СЭД и наименование Участника СЭД, зарегистрировавшего документ (не изменяется вручную).
1.18. При необходимости вносятся отметки в реквизитах "Для передачи вручную", "Срочный", "ДСП".
1.19. Документ можно поставить на контроль. Для этого необходимо указать дату в реквизите "Контроль". Дату можно также выбрать из календаря.
1.20. Реквизит "Срок исполнения" по умолчанию автоматически выставляется 30 календарных дней с даты регистрации. При заполнении реквизита "Контроль" - даты с реквизитом "Срок исполнения" должны совпадать.
1.21. Для вложения файлов необходимо нажать на кнопку "Добавить файл". В строке "Файл" при помощи кнопки "Обзор" выбрать необходимый файл. Для создания графического образа страниц документа рядом с кнопкой "Обзор" поставить отметку в поле "Создать". При необходимости добавить дополнительный файл - нажать на кнопку "Добавить файл" и поставить отметку в поле "Создать".
1.22. При вложении файла необходимо соблюдать следующие правила: графические образы страниц документа могут быть созданы из файлов, разработанных в текстовых редакторах: MS Word (*.doc), Excel (*.xls), графических редакторах Acrobat Reader (*.pdf), Fine Reader (*.jpg и *.tiff).
1.23. При необходимости вложенный файл можно переименовать, указав нужное наименование в поле "Название".
1.24. После заполнения всех реквизитов, чтобы сохранить и просмотреть регистрационно-контрольную форму документа (далее - РКФ), необходимо нажать кнопку "Сохранить + просмотр".
1.25. Кнопка "Сохранить + резолюция" позволяет сохранить РКФ и открыть окно для ввода резолюции.
1.26. Кнопка "Сохранить + список" позволяет сохранить РКФ и вернуться к списку входящих документов.
1.27. При нажатии на кнопку "Сохранить + новый" происходит сохранение РКФ и переход к регистрации следующего входящего документа.
1.28. При нажатии на "Сохранить + поля" происходит сохранение реквизитов и переход к регистрации следующего входящего документа с автоматическим заполнением реквизитов "Кому", "От кого" "Исполнитель" из предыдущего входящего документа. Данную опцию можно использовать для регистрации входящих документов, поступивших от одного адресата.
1.29. Список электронных документов, поступивших от Участников СЭД доступен по ссылке "Без номеров" в разделе "Входящие".
1.30. Регистрация входящего документа, поступившего в рамках СЭД в виде электронного документа от других Участников СЭД, производится нажатием на кнопку "Регистрировать", расположенную над регистрационно-контрольной карточкой документа.
1.31. При отказе в регистрации электронного документа, поступившего от Участников СЭД, необходимо указать причину отказа, в соответствии с пунктом 5.5. Положения о системе электронного документооборота "Практика" в администрации Спасского муниципального района, Финансовом управлении администрации Спасского муниципального района, МКУ "Административно-хозяйственное МФУ СМР.

II. Регистрация исходящих электронных документов

2.1. Регистрация электронных документов, направляемых другим Участникам СЭД или адресатам, не являющимся Участником СЭД (далее - исходящие документы), доступна Пользователям СЭД с правами доступа "Администратор".
2.2. Для регистрации исходящего документа в СЭД необходимо нажать на ссылку "Новый документ" в разделе "Исходящие". В открывшейся странице заполнить реквизиты регистрационно-контрольной карточки исходящего документа.
2.3. Реквизит "Исходящий N" вручную заполнять не требуется, так как очередной номер исходящему документу присваивается автоматически. Для автоматической нумерации необходимо выбрать индекс Участника СЭД по ссылке "номенклатура" (ниже поля "Исходящий N").
2.4. Заполнение остальных реквизитов регистрационно-контрольной карточки исходящего документа осуществляется в соответствии с пунктами 1.4 - 1.28 настоящей Инструкции.
2.5. При вложении файла необходимо соблюдать следующие правила: графические образы страниц документа могут быть созданы из файлов, разработанных в текстовых редакторах: MS Word (*.doc), Excel (*.xls), графических редакторах Acrobat Reader (*.pdf), Fine Reader (*.jpg и *.tiff).
2.6. Из архивного файла (*.rar, *.zip) графические образы страниц документа не создаются.
2.7. При необходимости сбора сведений от нескольких адресатов путем заполнения табличных форм, необходимо табличные формы размещать на файловом сервере.
2.8. При формировании регистрационно-контрольной карточки исходящего документа в несколько адресов необходимо в поле "Кому" указывать фамилии и инициалы всех адресатов, воспользовавшись кнопкой "Добавить адресата", а в файле письма адресатов следует указывать обобщенно, например: "Главам муниципальных образований".
2.9. Регистрация исходящего документа, поступившего в виде проекта электронного документа от других Пользователей СЭД, производится нажатием на кнопку "Регистрировать", расположенную над регистрационно-контрольной карточкой документа.
2.10. Список проектов электронных документов, поступивших от других Пользователей СЭД, доступен по ссылке "Без номеров" в разделе "Исходящие".

III. Создание проекта электронного документа

3.1. Создание проекта электронного документа доступно всем Пользователям СЭД.
3.2. Проект электронного документа создается в разделе "Согласование" по ссылке "Новый документ".
3.3. Проект электронного документа создается в одной из четырех групп:
"Исходящие документы" - это электронные документы, направляемые другим Участникам СЭД или адресатам, не являющимся Участниками СЭД, за исключением документов, направляемых во исполнение обращения граждан и ответов на обращения граждан;
"Исходящий документ в ответ на обращение граждан" - это электронные документы, направляемые во исполнение обращения граждан и ответы на обращения граждан;
"Внутренний документ" - это электронные документы внутреннего документооборота, имеющие хождение в пределах одного Участника СЭД (служебные записки, докладные записки, заявления, справки);
"Организационно-распорядительный документ" - это электронные документы организационно-распорядительного характера за подписью руководителя Участника СЭД (приказы, распоряжения, постановления, акты, протоколы).
3.4. Группу электронного документа после сохранения регистрационно-контрольной карточки изменить нельзя.
3.5. Для создания проекта электронного документа необходимо заполнить регистрационно-контрольную карточку, вложить файл, создать графические образы страницы документа:
3.5.1. реквизит "№ документа" заполнять не требуется - проекту электронного документа после его сохранения автоматически присваивается номер на период согласования, нумерация в данном блоке сквозная;
3.5.2. в реквизите "Подпись" вводится автор документа. Для контекстного выбора нужно набрать на клавиатуре первые 3 - 5 букв фамилии автора. СЭД выведет список зарегистрированных персоналий, фамилии которых начинаются с указанных букв, отсортированный по частоте использования. При продолжении набора последующих букв в фамилии автора, каждый раз список авторов, предложенных СЭД, будет детализироваться. Необходимо отметить фамилию автора и затем нажать на кнопку "Выбрать". Для выбора автора документа можно также нажать на ссылку "Прочие" справа от реквизита "От кого" и осуществить выборку из справочника.
3.5.3. в реквизите "Исполнитель" вводится фамилия и инициалы лица инициирующего проект, в соответствии с пунктом 3.5.2 настоящей Инструкции.
3.5.4. в реквизите "Кому" выберите адресата, кому после регистрации проекта электронный документ будет направлен. Если адресатов несколько, воспользуйтесь кнопкой "Добавить адресата".
3.5.5. в реквизите "Вид документа" из предложенного списка выбрать вид создаваемого проекта документа.
3.5.6. в реквизите "Краткое содержание" вводится краткое содержание документа.
3.6. После заполнения контрольно-регистрационной карточки необходимо вложить файл документа и создать графические образы страниц документа. При вложении файла необходимо соблюдать следующие правила: графические образы страниц документа могут быть созданы из файлов, разработанных в текстовых редакторах: MS Word (*.doc), Excel (*.xls), графических редакторах Acrobat Reader (*.pdf), Fine Reader (*.jpg и *.tiff).
3.7. При необходимости вложенный файл можно переименовать, указав нужное наименование в поле "Название".
3.8. Из архивного файла (*.rar, *.zip) графические образы страниц документа не создаются.
3.9. При необходимости сбора сведений от нескольких адресатов путем заполнения табличных форм, необходимо табличные формы размещать на ресурсах общего доступа, таких как официальный сайт администрации Спасского муниципального района и органов исполнительной власти Приморского края в информационно-телекоммуникационная сеть "Интернет" или на файловом сервере в папке "Почта входящая".
3.10. При заполнении регистрационно-контрольной карточки проекта документа в несколько адресов необходимо в поле "Кому" указывать фамилии и инициалы всех адресатов, воспользовавшись кнопкой "Добавить адресата", а в файле письма адресатов следует указывать обобщенно, например: "Главам муниципальных образований".
3.11. Если проект электронного документа необходимо связать с уже зарегистрированным в СЭД электронным документом, необходимо в реквизите "На N" указать номер электронного документа Участника СЭД, с которым осуществляется связка, а в реквизите "Тип связи" выбрать соответствующую запись. Год регистрации электронного документа Участника СЭД, с которым осуществляется связка автоматически выставляется текущий.
3.12. При создании проекта электронного документа группы "Исходящий документ в ответ на обращение граждан" в регистрационно-контрольной карточке при проставленной отметке реквизита "Указывать персональные данные граждан" необходимо внести персональные данные гражданина, которому адресован проект электронного документа, а также выбрать тематику по классификатору из предложенного справочника. При снятой отметке реквизита "Указывать персональные данные граждан" персональные данные гражданина и тематика не вносятся.
3.13. После сохранения регистрационно-контрольной карточки проекта документа и создания графического образа страниц документа, необходимо оформить лист согласования:
3.13.1. добавить в лист согласования лиц, с которыми необходимо согласовать проект электронного документа;
3.13.2. очередность согласования проекта электронного документа адресатами в листе согласования можно исправлять;
3.13.3. определить тип согласования:
последовательное - проект электронного документа будет поступать адресатам по указанной очередности в листе согласования сверху вниз. Если один из адресатов возвращает документ с замечанием - документ автоматически возвращается инициатору на доработку и следующему адресату не поступает;
параллельное - проект электронного документа поступает автоматически всем адресатам, указанным в листе согласования. Если один или несколько адресатов возвращает документ с замечанием, документ возвращается инициатору после того как документ рассмотрят все адресаты.
3.14. Для начала процесса согласования проекта электронного документа необходимо нажать кнопку "Отправить на согласование". После отправки проекта электронного документа на согласование редактирование регистрационно-контрольной карточки и графических образов страниц документа невозможно.
3.15. При необходимости внесения изменения в проект электронного документа создается новая версия этого же проекта, нажатием кнопки "Новая версия".
3.16. После завершения процесса согласования, документ автоматически попадает на регистрацию по ссылке "Без номеров" в раздел, соответствующий группе выбранного проекта электронного документа Участнику СЭД, руководитель которого указан в реквизите "Подпись".
3.17. Процесс прохождения согласования можно отслеживать при помощи пунктов раздела "Согласование":
"Все документы" - все проекты электронных документов Участника СЭД;
"Мне пришло" - проекты электронных документов, поступившие Пользователю СЭД на согласование/подпись, которые еще не открывались для просмотра;
"В работе" - проекты электронных документов, поступившие Пользователю СЭД, которые открывались для просмотра, но по которым еще не принято решение;
"Согласованные/подписанные" - проекты электронных документов, которые Пользователь СЭД когда-либо согласовал/подписал;
"Даны замечания/предложения" - проекты электронных документов, по которым Пользователь СЭД давал предложения/замечания.
"Я направил(а)":
"Я готовлю к отправке" - подготовленные проекты электронных документов, которые в силу каких-то причин не отправлены на согласование;
"Находится на согласовании" - проекты электронных документов, находящиеся в процессе согласования;
"Вернули на доработку" - проекты электронных документов, по которым даны какие-либо замечания/предложения;
"Прекратил(а) согласование" - проекты электронных документов, потерявшие свою актуальность.
"Ожидает регистрации" - проекты электронных документов, прошедшие все этапы согласования/подписания и ожидающие регистрации.
"Зарегистрированы" - проекты электронных документов, прошедшие все этапы согласования/подписания и зарегистрированные.
"Удаленные" - проекты электронных документов, которые удалены. При необходимости проекты электронных документов можно восстановить и вернуть на согласование или удалить окончательно.

IV. Регистрация входящих обращений граждан

4.1. Регистрация поступающих на рассмотрение Участника СЭД обращений граждан (далее - входящие обращения) доступна Пользователям СЭД с правами доступа "Администратор".
Регистрация входящих обращений осуществляется в соответствии с разделом I настоящей Инструкции.


------------------------------------------------------------------